La información personal se ha convertido en un activo invaluable en un panorama cada vez más digitalizado, algo que ha llevado a empresas y organizaciones a abordar el desafío de cumplir con las exigencias -que de forma paulatina son más estrictas- en materia de protección de datos.
La legislación, encabezada por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, establecen el marco legal que busca salvaguardar la privacidad de la ciudadanía y exige a las empresas resguardar los datos personales de sus partes interesadas. Aquí, exploraremos tres áreas críticas y proporcionaremos recomendaciones prácticas para las organizaciones que buscan cumplir con estas normativas.
1. Regulación y cumplimiento
El primer paso es comprender la legislación vigente y asegurarse de que las prácticas diarias de tratamiento de datos personales cumplen con los requisitos legales. Trabajar este aspecto desde el principio es importante para evitar sanciones. De esta forma, se construye una base sólida de confianza con los clientes y toda aquella persona sobre la que posean datos personales. Para las pequeñas empresas y personas autónomas, entender y aplicar la ley de protección de datos puede parecer un desafío. Estas son algunas claves para ello:
a. Conoce tus obligaciones legales
Comprender la Ley de Protección de Datos Personales y el Reglamento General de Protección de Datos es el primer paso. Las empresas deben identificar las obligaciones específicas sobre protección de datos que les afectan. Siempre considerando el tipo de datos que manejan y la naturaleza de sus operaciones. Para ello, es recomendable recurrir a la consultoría especializada para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales. Igualmente, mantenerse al tanto de los cambios legislativos y ajustar las prácticas organizacionales en consecuencia es otra de las buenas prácticas sugeridas.
Así, resulta fundamental buscar a profesionales que acudan a la organización, conozcan cómo funciona, sus procedimientos de trabajo habituales, tipología de datos personales que trata, finalidades para las cuales los utilizan, y demás detalles para, a partir de ahí, desarrollar y redactar toda la documentación necesaria. ¿Por qué esto es tan necesario?
En muchas ocasiones, la sensación de dificultad de las organizaciones con respecto al cumplimiento de la legislación de protección de datos radica en esta falta de personalización. Al obtener o trabajar con documentación que no ha sido elaborada atendiendo a las características y funcionamiento de la empresa, este proceso se convierte en un trámite administrativo engorroso y poco operativo en el día a día. Cuando esto ocurre, existe el riesgo de que esa documentación no llegue a ser interiorizada por las personas de la organización y por consiguiente, aumentan las posibilidades de que se produzca un uso inadecuado de los datos personales.
b. Registra las actividades de tratamiento de datos personales
Mantén un registro actualizado de todas las actividades de tratamiento de datos personales. El Registro de Actividades de Tratamiento es un pilar del cumplimiento normativo en protección de datos. Consiste en documentar todas las operaciones de procesamiento de datos personales, detallando la categorías de datos, finalidades para las cuales se produce el tratamiento de datos personales, plazo en el que serán conservados, etc. Este registro sirve como evidencia tangible para demostrar la conformidad con las regulaciones de privacidad en una auditoría de protección de datos dirigida a tu empresa.
c. Capacita al personal
La formación en materia de protección de datos para el personal es crucial, ya que cualquier persona que forme parte de la empresa, tratará en algún momento como parte de su labor profesional, datos personales y por consiguiente, debe conocer de qué manera debe tratarlos y qué medidas y compromisos debe adquirir. Toda la plantilla de la empresa debe comprender la importancia de la protección de datos y la confidencialidad, así como asumir el deber de estar al tanto de las políticas y procedimientos establecidos. Esto reduce el riesgo de incumplimientos involuntarios.
2. Seguridad de la información
La seguridad de la información es un pilar fundamental en la protección de datos para salvaguardar estos contra amenazas cibernéticas y garantizar su integridad. Aquí hay algunas recomendaciones específicas para fortalecer este aspecto:
a. Encripta los datos
Asegúrate de que los datos más sensibles estén encriptados, tanto en la oficina como en movilidad. Esto añade una capa adicional de protección, incluso si se produce una brecha de seguridad. Para ello, utiliza herramientas y tecnologías de encriptación adecuadas para tu tipo de negocio.
b. Implementa medidas de acceso controlado
Limita el acceso a los datos personales solo a aquellas personas trabajadoras que lo necesiten para realizar sus funciones. Esto se logra mediante sistemas de autenticación robustos y la aplicación de políticas de acceso basadas en roles. En la misma línea, otra buena práctica es la implementación de políticas que exijan contraseñas robustas y el cambio de las mismas con regularidad. Esto ayuda a prevenir el acceso no autorizado a sistemas y plataformas.
c. Gestión de incidentes y respaldo de datos
Desarrolla un plan de gestión de incidentes para abordar rápidamente cualquier violación en la protección de datos en la empresas. Además, realiza copias de seguridad regulares de los datos para garantizar la recuperación en caso de pérdida o daño.
3. Consentimiento y transparencia
La obtención de consentimiento y la transparencia en las prácticas de tratamiento y protección de datos en las empresas son piedras angulares para construir relaciones de confianza con los individuos. Aquí presentamos algunas buenas prácticas recomendadas:
a. Obtén consentimiento expreso
Asegúrate de obtener un consentimiento claro y expreso para el tratamiento de datos personales, en aquellos casos en los que ésta sea la base jurídica para su tratamiento. La obtención del consentimiento debe conllevar una acción activa por parte del/la interesado/a, no pudiendo basarse en la inacción. Evita el uso de casillas premarcadas y proporciona información detallada sobre cómo se utilizarán los datos especificando su finalidad.
b. Simplifica los avisos de privacidad
Haz que tus cláusulas informativas sobre el tratamiento de datos personales sean comprensibles para el público en general. Evita el uso de lenguaje técnico excesivo y utiliza un formato claro y conciso que informe a los clientes sobre cómo se recopilan, utilizan y almacenan sus datos. Para ello, recuerda confirmar que informas del contenido mínimo recogido en la legislación. Este ejercicio de transparencia contribuye a generar confianza y demuestra un compromiso con la privacidad.
c. Actualiza la información regularmente
Mantén tus políticas de privacidad actualizadas. Si hay cambios en la forma en que se tratan los datos personales, notifica a los afectados y actualiza la información en tus canales de comunicación. Esto muestra un compromiso continuo con la transparencia. Asimismo, documenta y mantén registros de los consentimientos obtenidos. En caso de denuncias, estos registros serán cruciales para demostrar que se ha llevado a cabo de manera correcta la recogida y tratamiento de datos personales conforme a la legislación.
La protección de datos en las empresas, clave en la diferenciación estratégica
La protección de la privacidad es un desafío actual en la prestación de servicios digitales. En una era donde la digitalización es clave para sobrevivir en el entorno empresarial, es imperativo promover una cultura de la privacidad que concilie la oferta de servicios cada vez más personalizados con una correcta gestión en el tratamiento de los datos personales. Así, no solo se protegen los derechos fundamentales de las personas, sino que además se mejora el modo de gestionar las organizaciones.
El impacto del cumplimiento de esta normativa es significativo en las organizaciones. Implantar una buena política de protección de datos implica un aumento en la confianza de la clientela, ya que se sentirá más tranquila si la empresa demuestra una gestión sólida de sus datos personales y/o de aquellos de los cuales es responsable de tratamiento.
Esto repercute directamente en su reputación e imagen, ya que será concebida como una organización comprometida con la protección de datos de las personas usuarias. Con todo ello, el valor diferencial que aporta una buena gestión de datos personales permite situar a las empresas que lo hacen bien en una posición inmejorable, aumentando así su competitividad y calidad organizacional.
Desde Plan B Group, como consultores en materia de protección de datos personales y en seguridad de la información, brindamos orientación y acompañamiento en el cumplimiento de la normativa para garantizar su correcta implementación, tanto en adaptaciones del RGPD como en normas específicas como la ISO 27001. Si necesitas una asesoría personalizada en materia de protección de datos o en estándares ISO para tu negocio, ¡no dudes en contactarnos!
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